Déménagement de bureau : trucs et astuces pour préparer ses employés et trier correctement

Un déménagement business en perspective ? Suivez nos conseils avisés pour un changement d’adresse couronné de succès !

Préparer ses employés au déménagement et procéder à un tri intelligent : étapes clés

La préparation des collaborateurs au déménagement de l’entreprise ainsi que le tri des effets professionnels passent par une série de démarches chronologiques importantes :

Informer les collaborateurs du planning de déménagement

Cela découle du bon sens direz-vous. Pas pour tout le monde. Que ce soit dans les petites ou grandes entreprises, la communication interne n’est pas toujours au point. Alors un bon conseil, ne passez pas outre cette étape primordiale et communiquez en long et en large avec vos employés sur le rétroplanning de votre déménagement professionnel.

Trier avec minutie et discernement

Après l’information vient l’heure de l’action : le tri. Classez avec soin vos documents et votre matériel professionnel. Ne vous encombrez pas de choses inutiles : le papier à lettre avec l’en-tête faisant mention de l’ancienne adresse de votre société ne pourra désormais plus être utilisé. Défaites-vous-en !

Se préoccuper du déménagement des biens en leasing

Votre matériel informatique, vos copieurs, votre fontaine à eau ou encore vos distributeurs de snacks et de boissons sont loués auprès d’une société de leasing ? Contactez-la afin d’éclaircir les modalités de déménagement. Dans certains cas, l’entreprise de leasing se chargera elle-même de faire déménager ces biens, dans d’autres ce sera à vous de vous en charger.

Acquisition de poubelles de tri à deux mois du jour J

Entre trier et jeter, il y a un gouffre. Une fois l’étape de tri clôturée, il est indispensable d’installer des poubelles de tri à des endroits stratégiques de votre espace professionnel afin que chacun des collaborateurs puisse y déposer ses indésirables. Votre déménageur Genné en Brabant wallon peut mettre ces poubelles à votre disposition.

Déménagement du matériel informatique

De nos jours, l’équipement informatique est devenu l’élément vital par excellence d’une immense majorité des entreprises. Il est donc primordial d’en assurer le transfert avec soin et organisation. Soit vous pouvez saisir l’occasion de la relocalisation de votre société pour faire l’acquisition d’un nouveau serveur. Soit assurer le déménagement de votre serveur actuel en amont du déménagement, la veille au soir ou le matin-même, en priorité. Pourquoi déménager le serveur avant le restant du matériel informatique et des autres composantes du bureau ? Car de cette manière, l’informaticien peut se consacrer à la reconnexion du serveur pour que lors de l’installation des collaborateurs, le tout soit opérationnel.

Étiqueter pour mieux transférer

L’étiquetage est une démarche de première importance dans le déménagement d’un bureau. Des étiquettes de couleur permettent aux déménageurs de prendre connaissance en un seul coup d’œil de l’étage et du département auxquels les biens sont affectés. Des étiquettes avec initiales ou trigrammes peuvent également aider à connaître l’appartenance des bacs.

Choisir des bacs de déménagement de couleurs différentes

Nos déménageurs professionnels vous conseillent de recourir à des bacs en plastique d’une certaine couleur pour les effets d’usage collectif, et d’une autre couleur pour les effets professionnels appartenant à chacun des collaborateurs.

Des cartons pour les archives

Partant du principe que les bacs de déménagement en plastique sont loués par la société de déménagement, n’y disposez pas d’archives. Plus longtemps vous y laisserez les documents, plus cher cela vous coûtera. Dans ce cas, optez préférablement pour des caisses en carton.

Laisser les clés sur les caissons et armoires de rangement

Beaucoup de collaborateurs ont cette fâcheuse tendance de vider leurs caissons et armoires de rangement, de les fermer à clé et d’emporter celles-ci avec eux. Mauvaise idée ! Il est recommandé de laisser les clés sur son mobilier de rangement pour une excellente raison. Lors du déménagement de ces meubles, les étagères intérieures qu’ils contiennent tombent des suites des déplacements, et les taquets servant à les maintenir échouent dans les tiroirs ou dans les glissières des tiroirs, des volets ou des portes. Résultat : le collaborateur ne parvient plus à ouvrir ses armoires.

Sans oublier les extincteurs !

Les extincteurs sont des éléments indispensables à un bureau qui font souvent partie des oubliés dans un déménagement. Avant de les changer d’endroit, veillez à savoir si ces extincteurs vous appartiennent ou s’ils appartiennent au bâtiment. S’ils sont à vous, trois solutions s’offrent à vous pour les transférer vers votre nouveau lieu de travail. Ils peuvent être déménagés par vous-même, par la société d’entretien et de maintenance de vos extincteurs, ou encore par votre déménageur. Si vous décidez de prendre les choses en main, méfiance ! Les extincteurs ne peuvent être superposés.

Le suivi scrupuleux de toutes ces étapes vous permettra d’éviter le stress du déménagement !

La Maison Genné : votre allié de confiance pour votre déménagement business !

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