Déménagement d’entreprises et bureaux : rétroplanning à prévoir pour un déménagement réussi

La Maison Genné partage avec vous une brève checklist pour réussir son déménagement de bureaux et d’usines. Si un rétroplanning extrêmement précis est difficile à fournir tant il dépend de nombreux paramètres (nombre de collaborateurs, l’équipement de l’entreprise, …), voici dans les grandes lignes la planification à suivre pour un changement d’adresse professionnelle couronné de succès.

À 6 mois du déménagement des bureaux : intéressez-vous au moyen de conserver une communication interne et externe pendant la durée du déménagement

Le premier facteur à entrer en ligne de compte dans le déménagement d’une société ou d’une industrie en Belgique est la communication, tant interne qu’externe. Si celle-ci est rompue des suites du déménagement, elle engendrerait un manque à gagner de taille pour l’entreprise. Lignes téléphoniques, satellites, câbles, fibres optiques : tous ces éléments doivent être étudiés en premier lieu de sorte à ce que votre clientèle ne puisse s’apercevoir qu’un déménagement est sur le point d’avoir lieu, est en cours ou vient de se produire.

4 à 6 mois avant le jour J du déménagement : amorcez le déménagement d’industries et laboratoires à l’équipement délicat

Pour le déménagement d’industries et d’entreprises disposant d’un matériel lourd et fragile telle l’industrie de la nanotechnologie ou les laboratoires, il est souvent nécessaire de faire appel aux déménageurs 4 à 6 mois à l’avance suivant les infrastructures des lieux, l’envergure des machines à déplacer, leur quantité et la période de déménagement (jours ouvrables ou weekend). Déménager des laboratoires est extrêmement délicat tant ceux-ci sont équipés de matériel très spécifique qui exige un soin et une méticulosité particuliers, et donc un temps plus important que d’ordinaire. Les balances de laboratoire, balances analytiques, microbalances, balances industrielles, microscopes, congélateurs de laboratoire très basse température pour la conservation in vitro de prélèvements, … ne peuvent par exemple subir aucun choc durant le transport.

3 à 4 mois avant le déménagement : réunion de visite par les déménageurs pour déterminer le type d’emballage nécessaire et étudier l’infrastructure des lieux

À cette échéance, l’équipe de déménageurs se rend en visite dans votre entreprise pour diverses raisons. Tout d’abord pour savoir quels types de fournitures de cartons de déménagement et d’emballages aurez-vous besoin : des sacs scellables pour la destruction de documents confidentiels après une opération de tri, des cartons pour l’entreposage de vieux documents, des bacs en plastiques de coloris divers proposés en location à la journée pour le stockage de papiers de gestion quotidienne, etc. C’est également l’occasion pour vérifier si des ascenseurs pourront être empruntés pour le déménagement, si le démontage des châssis est à réaliser, etc.

3 mois avant le déménagement : prévoyez d’archiver et de trier les documents et/ou fournitures de vos bureaux

La société de déménagement peut, pour vous faciliter la tâche, mettre à la disposition de votre entreprise un container de tri dans lequel vous déversez tous les documents et objets à jeter. Nous disposons si besoin de sacs scellables dans le cas où vous souhaiteriez vous défaire de documents confidentiels.

1 mois avant le jour du déménagement : qui va déménager le matériel en leasing ?

À J-30 avant le déménagement business de vos bureaux, il est l’heure de vous inquiéter du sort du matériel en leasing présent dans vos locaux professionnels : copieurs, machines à café, distributeurs de boissons, etc. Deux cas de figure sont possibles : soit c’est la société de leasing qui se charge elle-même de déménager le matériel du point A vers le point B, soit elle vous autorise à confier son matériel à votre déménageur et à le transporter avec le reste de vos biens professionnels.

Jour-J du déménagement : les serveurs doivent faire l’objet d’un déménagement préalable et isolé

Il est tout d’abord important de savoir que ce ne sont pas les déménageurs qui prennent en charge la déconnexion et la reconnexion du matériel informatique. Cette tâche revient au département informatique de l’entreprise. Les déménageurs ont soin, le jour du déménagement, de protéger et de déménager les serveurs préalablement au reste du matériel car leur reconnexion exige davantage de temps. Chaque poste de travail est ensuite emballé individuellement dans une caisse en carton : ordinateur, clavier, tour informatique et souris utilisés par un même collaborateur seront disposés ensemble pour un emménagement facilité.

Votre bureau, société, industrie ou laboratoire change d’adresse ?

Confiez-en le déménagement à la Maison Genné en Brabant wallon. Spécialisée dans le secteur depuis 1931, notre entreprise vous offre des services professionnels et un savoir-faire hors pair. Contactez notre équipe de déménageurs pour tout renseignement complémentaire et/ou devis de déménagement gratuit.